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医药领域GMP/GSP数字化商品物流管理信息系统

    《医药领域GMP/GSP数字化商品物流管理信息系统》采用中国物品编码中心编制的《药品编码指南》的编码方式,试图建立起一整套医药企业商品物流管理信息系统规范的工作模式,为医药行业全面推广条码标准体系(EAN·UCC系统),提高整个行业的物流管理水平起到应用示范性系统的效果,并带动全行业在供应链和物流管理的各个环节使用标准编码与条码,从而用系统的方法彻底解决多年来一直困扰医药行业的诸如假药、串货、资金回流、管理不完善等问题,全面提高医药全行业企业的运营效率和经济效益。

一、问题的提出

    医药行业是一个关系百姓健康,发展迅猛,而技术管理水平相对落后的朝阳产业。据有关部门统计,现有8万家条码系统成员中,医药保健只占6.6%,医药保健品条码使用率也相当低,据中国自动技术识别防会有关专家估计,医药保健品一维条码使用率不足50%,很多药厂出品的产品根本没有使用条码或使用自编码。导致医药企业在生产经营活动中使用物流和商业管理效率化、信息化手段时,遇到极大的障碍。由此派生出一系列管理问题,急需采用先进的技术手段和配套的行政措施来解决。其问题具体表现为:

    1、假冒伪劣药品问题一直是困扰中国医药消费领域和生产企业的老大难问题。

    虽然国家一直在严厉打击假冒伪劣药品,但由于利益和地方保护主义的驱使,使得这个问题一直没有从根本上得到解决。同仁堂每年用于打假的费用支出高达数千万元。而国家每年因此经济损失达亿元。到目前为止,仍没找到相应的措施从根本上彻底解决问题。

    2、企业内部管理中串货的发生,货物追踪和退货处理问题,也是生产企业管理中一直长期存在、缺少高效率对应解决措施的问题。

    制药企业和医药销售企业为内部串货付出很大的市场风险和管理成本,商品货物销售和服务的追踪和退货处理花费大量的人力和时间,—笔串货或问题产品的查寻,在目前的企业中一般都需花——周以上的时间。目前还没有好的方法能在产地事先预防或在消费地提早发现串货事件发生。

    3、流通中的效率、效期管理、自动化配送问题。

    连锁经营、建立销售网络是市场经济条件下,现代化人流通最具代表性的商业经营模式,是降低成本、提高效率、进行社会化大生产的客观要求。随着医疗体制的改革,这种网络式连锁经营正在成为医药品销售的一种新的流行方式。而药品的特殊属性客观上又要求流通中要对其实施的单品以及效期、批文批号、地区等信息进行管理,多品种混装发送

作业、收发作业中的GMP/GSP认证处理等操作,这使得医药商品的市场化大流通比普通超市的商品流通更具有复杂性和专业性。

    4、生产企业销售管理中的在库、资金回流(结算时点的控制)、生产管理的动态反馈的问题。

    企业生产管理中生产组织、在库、销售进度的动态反馈和资金回流状态的把握是企业正常运作、企业经营者最关心的问题,而如何使生产的动态信息能准确、及时地反馈到管理者手中是企业正常运做的核心。

    5、一般意义物流的成本问题。

    物流的系统化是物流合理化的基础,而物流合理化则是整个行业产业链经营物流管理所追求的总目标。物流合理化可以降低物流费用,减少商品销售成本;其次,物流合理化可以压缩库存,减少流动资金的占用;更为重要的是,通过改善物流,可以提高企业的管理水平,还能实现商品在流通领域中的增值,并向下线企业提供增值服务,是现代企业追求的目标。

    6、保证GMP/GSP实施的实际成效,需建立GMP/GSP的信息标准。

    目前,普通商品的编码不能适应医药商品流通需要,而一些医药企业各自为政,自行进行编码,大量非专业、非正规、不规范的自编条码在市场上流通,这既是资源的浪费,同时不同企业间不能实现相互读取,失去了条码本身的价值。医药连锁经营环境下如何防范假冒伪劣药品通过正规渠道流入市场,保证GMP/GSP实施的实际成效,需建立GMP/GSP的信息标准。

    7、后台软件与数据采集的手段、数据源问题(数据的真实性问题),现实中错误和不准确的数据经常会造成决策的失误问题。

    物流配送体系的建立与入库、在库、出库、销售、盘点等快速数据采集手段和数据源问题是制约医药物流管理和经营活动效率的客观因素。目前很多企业都采用了电脑进行财务和商品的管理,也有些企业引进了ERP技术,但使用这些软件的企业领导是否能正确地做出决策,还取决于准确、实时的数据,以及数据的来源、采集和统计处理的手段。手工键盘录入的错误率在3-5%而且速度慢,延时的信息反馈,使管理数据库存在的数据失效。

    8、手工GMP/GSP操作流程的人为因素造成的漏洞,使如何防止假药通过正当途径流入消费者手中成为新的课题。

   GMP/GSP流程和操作规范是医药企业保证产品质量、防止假药或不符合GMP/GSP认证要求的药品进入正常流通渠道的基础。但目前主要依靠人手工输入的进货、发货和凭证核对操作,还无法保证在业务流程的各个环节由于利益driver或人为的错误,任那些不符合GMP/GSP认证要求的药品通过正当途径流入消费者手中,事先能对操作者的违规产为或错误操作进行限制和制约是对系统提出的新的要求。因此必须寻找到技术的手段通过系统方法来保证。


二、Solutions
    以条码技术为基础通过信息化手段,建立起完整的GMPGSP数字化管理体系,是从根本解决当前医药行业各种问题的墓础和唯一途径。

1、目前行业所具备的条件

    GMP/GSP标准出台,认证到2004年底前实施完毕;《医药商品编码》试用版本出台伴随医药信息化建设的展开,物流、信息流、商流(资金)三者分离,为我三层防伪防护体系的建立提供了可能。

2、系统设计的目标

    实现医药行业的GMP/GSP数字化管理,建立起“数字化防火墙”,防止假冒药品通过正常渠道流入,以提高药品企业整体物流管理水平和信誉度。由医药企业为消费者负机起防止假冒伪劣的社会责任,用技术的手段识别假冒伪劣商品,而不是消费者自身来鉴别。建立起以物流,信息流,商流为基础的三层防护体系。

   解决医药行业信息和条码的标准化、规范化问题,使不同版本的医药管理软件可以在同一平台进行使用,从而实现不同系统之间能资源共享和不同系统之间能进行连接与信息交换。实现不需要数据线的网络化数据传输与网络化经营。

    严格按照GMP/GSP的要求,建立高效规范的运作体系。包括:流程、操作和文档等等,建立GSP、GMP的信息标准。

   按照医药行业的经营的特点,充分利用当前最新的技术手段,构造和优化物流配送体系。实现条码单品管理,解决信息系统数据源问题。

   方便、及时、准确地采集、传递、统计、分析、报告供应链各个环节运行全过程中的物流信息。在规范、高效、准确的数据采集、分析的基础上,为综合对进、储、运、销过程中的人、财、物的情况进行全面的综合业绩评价,提供决策支持的可靠的数据依据。对各种流程中的各种环节的操作实施指导和控制,提高效率降低成本,减少差错,降低劳动强度,保证企业管理水平和运行效率的不断提高。

3、系统构成
    应用方案示意图-----GMP与GSP的物流及信息流衔接(见图一)。

 

4、系统边界的界定和组成

系统边缘的界定

从药品生产(生产领域)的发货管理开始,经过流通流域的仝过程(批发、零售、储运),到最终用户(药店、医院)的收货管理为止。

    系统的组成

        系统有生产领域、流通领域和最终用户三个部分组成。

    生产领域

    1、条码生成系统

     在单品药盒上打上一维条码,条码上包括有条码信息和出产时间批号序列号等文字信息
    使用二维条码生成发运单和回收单
    串货报警与反馈系统

    2、条码流通管理应用系统

    货物进存的入库管理:核对、读取

    3、发货管理:二维条码发货单生成与发货核对

    4、货物追踪与质量监控:解决串货,退货,质量跟踪

    流通领域

    1、有效支持超大规模连锁体系的新管理机制和业务流程体系,提高效率,快速响应市场变化基于动态网站建立体系内及供应链B2B扁平营销模式;

    2、有效地辅助分店等进行本地的进、销、存管理,加强门店的管理;有效地辅助批发及大客户销售业务;

    3、实时掌握和监控整个体系的销售情况;

    4、实时监控整个体系库存分布(包括战略库库存、配送库存、门店库存等),有效地降低库存成本并控制潜在经营风险;

    5、有效支持库存管理、集中采购和统一配送业务;

    6、物流、资金流和信息流集成,支持财务从财务核算提升到财务分析、控制和管理,支持集中财务管理;

    7、有效地支持单品管理,加强对药品的管理;

    8、辅助绩效监控,提供多维分析以辅助决策。

    最终用户
    货物进存的入库管理:核对、读取
    应用方案示意图——医药收货清单样例(见图二)。

 

5、系统的特点

    1、一维条码和二维条码联合使用;

    2、完全结合医药企业的业务流程,按GMP/GSP的规范进行设计,附和GMP/GSP的基本要求;

    3、国内率先提出GMP/GSP的数字化管理的概念;

    4、防止假药进入的系统防火墙的概念建立和手段的使用,引入“信息防护”和“系统放火墙”的概念并形成相应方案,从根本上改变在消费者发生问题事后追查而不能事前预防的工作模式。防假的责任由企业承担而不是以往的由个人来鉴别;

    5、真正实现药品的单品管理,条码单晶管理解决了信息系统数据源问题;

    6、在现有企业的管理系统的环境下,最大限度减少企业的成本负担;

    7、防假冒药进入流通领域的手段是在假药进入流通之前而不去在到达消费者手里发生问题之后

    8、作为统一条码的标准,实现行业标准化、规范化,用标准自执行系统方式使不同版本的医药管理软件可以在同一执行系统习台进行使用,实现资源共享;

    9、从根本上解决药品串货习件的发生和快速追踪问题;

    10、实现不需要数据线的区络化数据传输与网络化经营;

    11、可逆性的商品物流与质量的跟踪和追踪的管理体系建立。

三、社会和经济效益

    中国现有6000家制药企业150000家药品流通企业,医疗机构3000家,如果按全年实现药占的销售收入的3.5%计算物流成本2%计算管理成本。只此两项的费用节省约达15%,全行业产生的直接经济效益全年就达近50亿元。

    该方案的实施,会使企业受益、消费者个人受益、国家也受益。使药品主管部门更容易监控防止伪劣药的流通;使企业效率提高、成本降低、操作简单,收益也会增加,特别是企业不必再担心一旦有效的新药投放市场,就会出现仿造品,使自身蒙受经济损失;消费者可以从成本降低中得到实惠也不必担心买到假冒品,可见,全社会的直接和间接经疗效益和社会效益非常巨大。

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