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银行通用固定资产条码管理系统

  固定资产管理是企业管理中的一个重要组成部分,固定资产具有价值高,使用周期长、管理难度大等特点。针对这些问题,本系统运用计算机及条形码等技术,从而实现固定资产的信息化管理。

 

本系统有如下优点:
·强大的实用功能;
·先进的条形码管理方式;
·高效的网络和远程数据传输;
·独特的权限管理;
·双重自动数据备份;
·友好的用户界面、简便易学;
2支持多种数据库平台;

通用固定资产条码管理系统的优点

1、强大的实用功能

  通用固定资产条码管理系统包括资产增加、变更、报废、毁损、折旧、分配使用部门、使用部门变更、管理人员设定、资产在部门间调换、成批转移、条码打印,各种报表打印、组合查询、使用到期报警等。对于每一件固定资产都可以查询出该资产从购入、入帐、投入使用、使用部门、折旧情况、以至退出使用的全部信息都可以有详尽地记录。动态查询功能可以保证管理人员在第一时间掌握全面的信息资料,资产成批折旧可以减少大量重复劳动并保证了数据的准确性。自动报表编制打印迅速准确,可以节约大量手工编制报表的时间。通用固定资产条码管理系统将原来分散的管理信息集中起来,组合成为一个具有整体功能的管理平台。

2.先进的条形码管理方式

  每一件新购入资产的相关数据输入计算机以后,都会由计算机自动地打印生成不干胶条形码,条码上的内容可由用户自己设定,其中包括固定资产名称、购入日期、保管(使用部门)等内容。将条形码贴在固定资产实物上,既明显地区分固定资产的使用部门,又给盘点带来极大的方便,盘点人员不必通过记录资产编码、核对帐本的方式进行盘点,只须通过专门的条码识别器对固定资产上的条码阅读,条码信息自动存储在条形码识别器中。条码识别器与超市中所用的相类似,但又有极大的不同,这种条形码识别器是采用电池供电,不必用电线连接,盘点人员可以方便携带到任何地方,进行相互核查,读入的信息存储于条码识别器中。条码器中可以存储近2万条固定资产的编码,使盘点速度提高了90%以上,同时还避免了重复盘点或错盘。读入条码结束后,将条码识别器与电脑通过计算机相连接,迅速地获得资产的实际情况,通过组合查询可立即发现资产短缺、溢余等变化情况。

 

3.高效地网络和远程数据传输

  通用固定资产条码管理系统能够通过企业内部网(Intranet)以及互联网(Internet),实现双向传输,使各种信息数据在同一时刻被其他用户共享。

4. 独特的权限管理

  在通用固定资产条码管理系统中充分地考虑到每一个操作员的职责不同,为每一个操作员制定了相应地操作权限,通过用户的身份和密码识别,保证不同操作员只能在其职责范围内进行有限的操作。这样既保证了制度的固定性,又能具有一定的灵活性以加强适应能力。

5.双重自动数据备份

  操作员进行具体操作时,数据存储在客户机的同时又通过网络将数据传送至服务器,使客户机的硬盘中的数据和服务器中的数据相一致;同时服务器又将数据传送至远程服务器其它的客户机上,让整个网络中的每台计算机都具有同步的数据。

6.友好的用户界面、简便易学

  采用了Windows界面的风格及与Windows98相一致的标准按钮,方便用户的使用,并大量地运用Windows中目录树的风格,使用户对部门上下级归属关系,资产大类和内容关系一目了然。大量的功能提示使用户可以顺利地按要求一步一步完成相应的工作,合理地菜单布置能使用户可以方便地找出自己想要进行的操作。大量的综合数据都以报表和图形的形式出现,能让用户更易于理解和接受。
  对于从事固定资产管理的人员只须掌握基本的计算机使用知识并且仔细阅读操作说明书就可以在短期内掌握该系统的一般操作。

7、支持多种数据库平台

  通用固定资产条码管理系统对各种不同的(MS SQL、Sybase、Oracle等)数据库都能实现支持,对于企业用户不必安装新的数据库,只需在原有的某种数据库上安装接口就能够与该系统连接。


用户实例
  交通银行在使用固定资产管理系统之前,全系统包括总行、86个分行以及上千个支行、上万个储蓄所的固定资产主要靠手工记帐管理。工作强度大、事务烦琐、信息查询不便、管理分散,给内控管理带来了许多不便。以下是使用固定资产管理系统前后的具体情况比较。

1、登记和盘点工作
  总务部门根据上级的固定资产购买审批单购入固定资产,对于每一件固定资产都要登记卡片帐,写明固定资产的编号、价值、领用部门等相当详细的内容,然后根据卡片帐登记保管帐,并在每一件固定资产上贴上统一的编号,以方便核查,每个月末要对固定资产进行折旧工作,需要对帐本进行折旧登记。这种工作重复性大,帐本卡片数量巨大,在具体工作中往往会发生差错,并且耗费时间长,要占用工作人员大量的时间。所需编制的报表多,对每个部门要编制固定资产记录表,各种计算公式各不相同,一般编制一张报表要从帐本中提取数据,进行汇总、计算、填制、核对往往要花上一天或more的时间而且在准确性上也不能得到保证,这是一直是总务部门的一大难题。
  以交通银行为例,每年年末每个分行对下属的支行、分理处、储蓄所进行清查资产要派20-30个人组成的工作组去盘点,面对几万件的固定资产往往要花上几个月的时间才能基本盘点清楚。总行也对分行进行资产核查,一般只能采取抽查的方式,由于抽查的范围比较狭窄,获得的数据可靠性不强,因此根本不能全面、正确地反映各分、支行的实际资产拥有情况,盘点工作不能起到应有的控制效果。资产发生短缺、损失的情况根本无法查觉,得到的数据反映的信息量相当有限,只能粗略地知晓是否有该资产存在和其价值,但对资产目前使用部门、以前使用部门、已使用年限等相关信息难以获取,更不用说获得综合的统计分析资料。
  使用该系统以后,实现了全行固定资产的统一管理,总行可以实时掌握全行固定资产使用情况,各分、支行购入每一件资产以后都必须及时登记,并打印条码。这时总行或该分支行的上级行可以在计算机中跟踪出资产的购入情况,通过组合查询可以了解到一个或多个分支行以至全部分支行的资产购入。每年总行对分支行、上级行对下级行盘点清查工作可以先通过查询发现可能发生的问题,并组织专门人员重点地清查,做到有很强的针对性,通过固定资产管理系统中的统计分析功能,可方便地了解到下属银行固定资产的异动变化,及时调查出问题的根源。例如,查询某银行固定资产年度变化不但可以掌握资产增长总额与百分比,还可以细化到一类资产、一种资产的变化情况,这些工作在手工方式下进行往往要多人花费数周时间,经过繁重地计算工作才能获取所需的信息。对于任何一件资产,总行可以查询出它的全部情况,包括购入时间、价值、折旧后价值、使用银行、使用部门、保管人、资产全部转移情况等所有相关信息,在起到加强监督、明确责任方面起到了巨大的作用。

2、固定资产折旧

  固定资产的价值是每月计提,作为当期费用支出,因此每月未对固定资产要进行折旧计算,从工作难度上来看并不是很难,问题存在于固定资产数量庞大,每一件资产都有相应的卡片,任何一个分支行的固定资产至少有几万张资产卡片,并且不同资产使用年限不同,折旧的方式也各不相同。在折旧工作的处理中,往往要登记厚厚几叠帐本和卡片,工作量可想而知。特别是这种重复而繁琐的工作更会产生不可避免的差错,导致相关报表反映的信息失真。
使用固定资产管理系统后,在购入每一笔资产都可选定使用年限和折旧方式,到每月月末只要通过条形码阅读器将盘点结果输至计算机,如发现资产存在就可以进行折旧工作,发现缺少、溢余会提醒工作人员。折旧工作只须经过简单的屏幕操作,轻松地点击鼠标就可以在几分钟内完成手工操作下需要多人数周时间才能完成的工作,并且完全保证折旧计算的准确性。

3、加强购入固定资产管理、避免重复购置和浪费

  对于固定资产的购入有严格的制度规定,在以往的手工处理方式下,要查询一个是否有购买的必要性,要通过固定资产帐查询目前该项资产的情况,然后认为确实需要购买才审批。由于资产流动性大,帐本上的信息难以反映出资产的真实情况,例如:某部门要购入一批计算机,审批部门要从大量的帐本中查询出该部门计算机的拥有量以及是否实际在用,然后再决定批准,这样花费时间长,并且查询时会发生遗漏,导致重复购买,浪费资金。
固定资产管理系统可以作为固定资产购置审批的辅助工具,在审批过程中,审批部门只要通过相应的终端设备,对申请部门的现存资产情况作详细调查,这种调查结果可成为审批的第一手决策资料,即省时,又省力。

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